Working Capital Management: Wie viel Kapital ist in Ihrem Unternehmen unnötig gebunden?

Philip Wolfsteiner | November 15, 2017

Welche Liquiditätspotentiale lassen sich aus Ihren Lieferforderungen, Ihren Lieferverbindlichkeiten und Ihren Beständen loseisen? Nicht so ein Thema bei diesem niedrigen Zinsniveau? Andere jedoch sehen Wachstums- und Zukunftspotentiale schlummern und daher steht Working Capital Management sehr wohl auch heute auf der Agenda von Top-Managern.

Dieser Beitrag will zeigen welches Potential in dem Thema Working Capital Management (WCM) steckt und gibt Tipps wie Sie das Potential heben.

 

Warum jetzt Working Capital ein Thema ist

CEOs wissen, dass Working Capital Management ein zähes Thema ist. Es ist nicht einfach die Verantwortung klar an einer Person festzumachen und das typische stichtagsbezogene Reporting zeigt nicht wirklich wie hoch das Potential ist.

Zusätzlich sind Zinsen derzeit noch immer so niedrig, dass Fremdfinanzierung attraktiver scheint, als die eigene Organisation zu einem effizienten Capital Working Management zu zwingen.

Die Zinsen werden aber steigen. Was aber noch mehr Motivation geben sollte ist der Umstand, dass die Konjunktur gerade ordentlich anzieht. Und dass dabei frei verfügbare Finanzmittel, die intern schlummern, eine gute Finanzierungsquelle sein könnten, um das Wachstum in der Folge der Konjunktur zu finanzieren.

Wie hoch ist das Potential? Meist ist es höher als ursprünglich angenommen wird. Die Praxis zeigt, dass 10 % immer hebbar sind.

 

Wer ist verantwortlich?

Ein Problem ist, dass viele Abteilungen mit dem Thema WCM indirekt oder direkt beschäftigt sind. Faktum ist, dass es meist keine gebündelte Gesamtverantwortung gibt. Wenn wir es von der Seite des Anreizes sehen, dann müssten folgende Funktionen WCM in einer MbO Vereinbarung stehen haben:

  • Vertrieb: Muss bei den Vertragsverhandlungen nicht nur den Preis, sondern auch die Zahlungsbedingungen optimal ausgestalten
  • Einkauf: Muss ähnlich wie der Vertrieb nicht nur auf den Preis, sondern auf WCM freundliche Zahlungsbedingungen achten sowie mit Blick auf Lagerbestände Wiederbeschaffungszeiten und optimale Bestelllosgrößen im Auge behalten
  • Finanzen: muss ein effektives und effizientes WCM-Controlling aufbauen sowie Mahnprozesse und Zahlläufe optimieren
  • Produktionsplanung, Logistik, SCM: Müssen Läger so führen, dass eine Balance zwischen minimalen Fertigungskosten/Rüstzeiten, notwendiger Produktverfügbarkeit und Optimierung von WCM gefunden wird.
  • Instandhaltung: muss ein Optimum zwischen Anlagenverfügbarkeit und Ersatzteil-Beständen finden

Tipp: Nominieren Sie einen Gesamtverantwortlichen, nehmen Sie WCM dauerhaft in das regelmäßige Reporting auf und bauen Sie WCM in Ihr MbO Programm ein.

 

Problem des typischen Reportings

Typischerweise betrachten Unternehmen Forderungen, Verbindlichkeiten und Lagerbestände zu einem Stichtag am Ende des Monats oder am Ende des Jahres. Gerade auf diese Stichtage hin wird jedoch das Working Capital ohnehin optimiert - Zahlungen hinausgeschoben, Bestellungen zurückgehalten, Kundenforderungen verstärkt eingetrieben. Eine valide Aussage zum tatsächlichen Working Capital Bestand und seinen Ursachen ist aber mit solch einer Methode nicht möglich.

Um wirklich zum Kern des Problems zu gelangen müssen Sie jede Faktura, jede Lagerbewegung, jeden Zahlungseingang analysieren und sich anschauen wie viel unterjährig an Working Capital gebunden ist und vor allem warum. Die Daten gibt es in der Regel ja, aber kaum jemand beschäftigt sich mit den für die Analyse notwendigen Big Data Auswertungen.

Ein Beispiel aus der Praxis:

Zu Beginn eines WCM Projektes informiert uns der Vorstand, dass er im Bereich Lieferforderungen nur geringes Potential vermutet, da nur ca. 20 % seiner Fakturen überfällig sind. Das sagt ihm sein Controlling-System bei einer Monatsbetrachtung. Nachdem wir die 300.000 Fakturen des letzten Geschäftsjahres analysiert haben, sehen wir, dass in Wirklichkeit 79% der Rechnungen zumindest einen Tag überfällig sind. Am Ende lassen sich über spezifische Maßnahmen bei notorischen Spätzahlern die Überfälligkeiten deutlich reduzieren und wo zuvor kein Potential vermutet wurde,können plötzlich sechsstellige Eurobeträge an Liquidität gehoben werden!

Tipp: Sie müssen ein spezifisches WCM-Controlling aufsetzen, das zeitraumbezogene Daten in der Tiefe analysiert und Ihnen so aufzeigt, wo die Potentiale liegen und was die Ursachen dafür sind. 

 

Wie Sie das Problem lösen

Potentiale im Working Capital sind eigentlich leicht hebbar. Richtig angegangen sind eventuell vorhandene interne Widerstände überwindbar. Oft liegt das Problem einfach darin, dass aktuell zu wenig Fokus auf dem Thema liegt. Bewusstseinsbildung bei den involvierten Mitarbeitern ist wesentliche Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung der geplanten Maßnahmen. 

Beispielsweise wird der Vertrieb oft aus der Verantwortung für den Zahlungseingang entlassen, da man ihn auch gar nicht verantwortlich macht. Vertriebsprovisionen hängen ja meist nicht an den Zahlungsbedingungen, sondern am Umsatz. Umso mehr müssen Sie zukünftig auch die Konditionen in den Incentives bzw. im MbO reflektieren.

"Der Vertriebsvorgang ist dann abgeschlossen, wenn der Kunde bezahlt hat und nicht wenn der Kunde unterschrieben hat"

Geben Sie dazu Ihrem Vertrieb die Instrumente in die Hand mit denen er selbst Verbesserungspotentiale erkennen und konkrete Maßnahmen erarbeiten kann. Richtiges WCM-Controlling liefert genau die Argumente die Sie und Ihr Vertrieb brauchen.

Auch im Einkauf hat natürlich der Preis die erste Priorität und die Konditionen rangieren danach. In der Praxis begegnen uns oft Zahlungskonditionen, die seit vielen Jahren nicht mehr an die Bedeutung des Lieferanten bzw. die eigene Bedeutung als Kunde beim Lieferanten angepasst wurden.

Für  Lagerbestände ist die Qualität der Prognose des zukünftigen Bedarfes und ein faktenbasiertes Risikomanagement essentiell. Wichtig ist auch eine laufende dynamische Anpassung an sich verändernde Rahmenbedingungen wie beispielsweise Wiederbeschaffungszeiten.

Beispiel aus der Stahlverarbeitung:

Abhängig von der Konjunktur und Auslastung der Lieferanten  liegen die Lieferzeiten für das wesentliche Betriebsmittel Walzen zwischen 6 und 18 Monaten. Der Produktions-Verantwortliche muss daher gemeinsam mit dem Einkauf die Beschaffungsstrategie laufend dynamisch anpassen.

Tipps:. Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten, messen Sie die WCM-Performance und geben Sie den Mitarbeitern die Tools und Instrumente in die Hand, um Fehlentwicklungen zu erkennen, Dynamiken in den Rahmenbedingungen zu monitoren und entsprechende Maßnahmen zu entwickeln. Verankern Sie Working Capital Management als KVP-Initiative und stellen so eine laufende, nachhaltige Optimierung sicher.

Conclusio Working Capital Management

Motivation für professionelles Working Capital kommt erst, wenn klar ist, welches Potential darin schlummert. Immer ist es mehr als ursprünglich angenommen. Oft wird einfach die falsche Brille aufgesetzt.

Die Daten sind vorhanden, allerdings werden sie nicht so analysiert und reportet, dass sie für ein effektives Working Capital Management aussagekräftig sind. Gehoben kann das Potential relativ leicht werden.

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Über den Autor

Philip Wolfsteiner

Manager bei GCI Management GCI Management

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