Die hohe Schule des Maßnahmen Monitoring – der feine Unterschied zwischen Maßnahmen- und Effekt-Controlling

Walter Maderner | Dezember 11, 2018

Im Blog Artikel “Erfolg bei der Ergebnisverbesserung durch saubere Maßnahmenerfassung” haben wir die Notwendigkeit der Maßnahmenerfassung thematisiert und erläutert, wie diese abgegrenzt, erfasst und upgedated werden. Diese Maßnahmen werden dann zu den konstituierenden Bestandteilen eines Ergebnisverbesserungsprogrammes mit dem ambitionierte Kostensenkungsprogramme in Unternehmen umgesetzt werden können. Näheres dazu in unserem Whitepaper. In diesem Blog Artikel möchten wir einen weiteren wesentlichen Aspekt der Maßnahmenerfassung vertiefen, der für den Erfolg eines Kostensenkungsprogrammes absolut entscheidend ist. Er betrifft den Unterschied zwischen Maßnahmen- und Effekt-Controlling. 

 

Maßnahmen- und Effekt-Controlling sind zwei Paar Schuhe

Maßnahmen werden definiert, um positive Effekte zu erzielen. Diese Effekte manifestieren sich über Kostensenkungen und/oder Erlössteigerungen als Ergebnis/EBIT Verbesserung. Doch nur allzu oft werden Umsetzungs- und Effekt-Controlling gleichgesetzt, was zu Verwirrungen führt. Im Lenkungsausschuss wird dann zu Recht beklagt, dass man trotz gemeldeter Umsetzungserfolge die Effekte nicht im Ergebnis wiederfindet. Um die Unterscheidung zu illustrieren, möchten wir zunächst die Begriffe erläutern. Der Effekt der Maßnahme ist der gesamthafte Ergebnisbeitrag, den die Maßnahme leistet und der sowohl von der umsetzungsverantwortlichen Person, als auch von externen Faktoren abhängig ist. Die Umsetzung der Maßnahme hingegen bezieht sich auf die Durchführung des konkreten Arbeitsauftrages seitens der Maßnahmenverantwortlichen. Liegt die Kontrolle des Effekts ganz im Einflussbereich der Maßnahmenverantwortlichen, wie z.B. bei der Maßnahme „Reduktion Marketingaufwand um 10%“, muss nicht zwischen Effekt und Umsetzung unterschieden werden. Die umgesetzte Maßnahme entspricht dann ganz genau dem Effekt.

Doch meist ist es anders. Maßnahmen haben es an sich, dass sie Einflüssen unterliegen, die nicht ausschließlich von Umsetzungsverantwortlichen kontrolliert werden können. Ein gutes Beispiel ist die Maßnahme: „Reduktion des Einstandspreises des Vormaterials pro Tonne um 3%“. Der finanzielle Effekt berechnet sich als Einsparung pro Tonne*Anzahl Tonnen. Die Umsetzung bemisst sich in der verhandelten Reduktion des Preises, also in den Prozenten. Damit wird klar: Wer maßnahmenverantwortlich ist, kann zwar über das Einkaufsmanagement die Reduktion des Preises beeinflussen, nicht aber die eingekauften Mengen, die ja von der Absatzentwicklung abhängen. Umgekehrt findet sich aber nur der Effekt Einsparung pro Tonne*Anzahl eingekaufter Tonnen im Ergebnis. So kann es sein, dass der Einkauf  erfolgreich die dreiprozentige Reduktion verhandelt hat, aber nur die Hälfte der Menge benötigt wird, und folglich nur der halbe Einsparungseffekt realisiert wird. Umgekehrt, wenn der Einkauf nur eine eineinhalb prozentige Reduktion verhandelt, aber die doppelte Menge eingekauft wird, wird der vollständige Effekt realisiert. Die Maßnahme wurde aber nicht vollständig umgesetzt.

 

Für eine erfolgreiche Umsetzung braucht es beides

Für ein erfolgreiches Controlling der Maßnahmen braucht man beide Aspekte: Maßnahme und Effekt. Die Methode, wie dies zu bewerkstelligen ist, liegt in der feinen Kalkulation des Effektes. Man stellt den Effekt als ein Produkt aus mindestens zwei Faktoren dar. Dabei ist ein Faktor – der Umsetzungsfaktor – der, der von der Maßnahme zu beeinflussende Key Performance Indicator (KPI), und die anderen Faktoren – die weiteren Effektfaktoren – sind jene, die nicht unmittelbar durch die Maßnahme beeinflusst werden. Die untenstehende Tabelle illustriert diese Methode anhand einiger Beispiele.

Tabelle_Massnahmenmonitoring                  Tabelle 1: Beispiele von Effekt-Zerlegungen

Der Grund für die Zerlegung in den Umsetzungsfaktor und die Effektfaktoren besteht darin, die beiden unterschiedlichen Aspekte – den Aspekt der Maßnahmenumsetzung und den Aspekt der Effektrealisierung – sauber auseinanderhalten zu können. Dadurch kann die maßnahmenverantwortliche Person für das in ihrem Bereich Verantwortliche herangezogen werden. Die Logik ist wie oben beschrieben.

  • Der KPI Umsetzungsfaktor misst die Umsetzung der Maßnahme und ist im Einflussbereich des/der Maßnahmenverantwortlichen.

  • Der Effekt enthält aber auch Komponenten, die nicht im Einflussbereich des/der Maßnahmenverantwortlichen liegen und für die er/sie nicht zur Verantwortung gezogen werden kann.

 

Wie ein erfolgreiches Reporting aussehen sollte

Im laufenden Reporting werden beide Aspekte abgebildet. Abbildung 1 illustriert das Reporting Format, in dem drei Spalten unterschieden werden:

  • Die KPI Werte des Monats. Über den Abstand vom Ziel- zum Ist-Wert des KPIs wird der Grad der Maßnahmenumsetzung gemessen. Bei Maßnahmen, die über die aktuelle Budgetperiode hinaus verfolgt werden, ist der KPI auch die einzige Größe, die man greifen kann, da die Effekte der Maßnahme ja bereits in die Budgetierung eingeflossen sind.

  • Die Effekte auf Monatsebene. Auf monatlicher Basis werden der budgetierte Zielwert des Effektes (Target) mit dem tatsächlich realisierten Effekt (Total realized effect) verglichen, der – wie oben beschrieben – nicht beeinflussbare Komponenten (z.B. Mengeneffekte) enthält. Die Spalte „Effect due to change in target KPI“ berechnet den Effekt, den die Umsetzung der Maßnahme hätte, wenn das bei der Kalkulation der Maßnahme zugrunde liegende Mengenszenario eingetreten wäre. Damit kann man den Beitrag der/des Maßnahmenverantwortlichen zum Gesamteffekt gut festmachen.

  • Die kumulierten Effekte Year to date. In der Year to date Spalte werden nur die kumulierten Effekte ausgewiesen, da es im Ergebnisverbesserungsprogramm letztendlich nur um das Erreichen der kalkulierten Potenziale geht.

Grafik_Massnahmenmonitoring                 Abbildung 1: Format des Umsetzungs- und Projekt Reportings

 

FAZIT

Sollten Sie ein Ergebnisverbesserungsprogramm in Ihrem Unternehmen starten wollen, dann lohnt es sich, beim Reporting der Maßnahmen sauber in Umsetzung und Effekt zu unterscheiden. Sie können damit Diskussionen um Schuldzuweisungen entgehen und die Verantwortlichkeiten klar an den Faktoren festmachen, die sie auch beeinflussen können. Darüber hinaus hilft der Ansatz, die Wirkungszusammenhänge in Ihrem Unternehmen besser zu verstehen und transparenter darzustellen.

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Über den Autor

Walter Maderner

Dr. - Partner, Wien

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